Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

Pour les données de votre compte (vous, vos collègues, votre entreprise, votre abonnement), le responsable du traitement est Aivo.

Pour les données des appelants, le responsable du traitement est l'entreprise cliente qu'ils appellent. Aivo agit pour son compte, comme sous-traitant : nous ne traitons ces données que pour prendre les appels, selon ses réglages, et jamais pour nos propres fins commerciales.

2. Les données que nous traitons

Données de compte :

• identité et coordonnées : prénom, nom, fonction, adresse e-mail, mot de passe (chiffré, jamais lisible par Aivo) ;
• informations sur l'entreprise : nom, secteur, adresse, horaires, services, tarifs, équipe et documents que vous ajoutez ;
• abonnement et facturation : offre, factures, paiements ; pour la carte bancaire, seulement sa marque, ses 4 derniers chiffres et sa date d'expiration (le numéro complet reste chez Paystack) ;
• données techniques de connexion (adresse IP, navigateur), pour la sécurité du compte.

Données des appelants :

• le numéro de téléphone de l'appelant (s'il n'est pas masqué) et la date et la durée de l'appel ;
• la transcription écrite de la conversation, et un résumé, le ressenti et le motif de l'appel produits automatiquement ;
• les informations données pendant l'appel : nom, demande, message, rendez-vous.

Aivo n'enregistre pas l'audio des appels : seule la transcription écrite est conservée.

3. Pourquoi nous les traitons

• Fournir le service : décrocher, répondre, prendre les rendez-vous et les messages, transférer les appels, afficher l'historique dans l'espace client (exécution du contrat).
• Facturer et encaisser l'abonnement (exécution du contrat, obligations comptables).
• Vous prévenir par e-mail des nouveaux messages, rendez-vous et alertes, selon vos réglages (exécution du contrat).
• Sécuriser le service et prévenir les abus (intérêt légitime).
• Améliorer le service à partir de statistiques globales, sans réutiliser les conversations de vos appelants pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Combien de temps nous les gardons

• Transcriptions des appels : effacées automatiquement après la durée choisie par l'entreprise cliente (Paramètres → Confidentialité), 90 jours par défaut.
• Historique des appels, messages, rendez-vous et contacts : tant que le compte est actif, puis supprimés au plus tard 30 jours après la résiliation (après export possible par le client).
• Factures et pièces comptables : pendant la durée exigée par la loi (dix ans).
• Données de compte : tant que le compte est actif, puis supprimées au plus tard 30 jours après la résiliation.

5. Qui y a accès

Les données d'une entreprise ne sont visibles que par les membres de son compte et, pour l'assistance et la configuration, par l'équipe Aivo. Chaque entreprise est cloisonnée des autres par la base de données elle-même.

Pour fonctionner, le service s'appuie sur des prestataires techniques, qui n'agissent que sur nos instructions :

• Supabase : hébergement de la base de données et des comptes (serveurs à Paris, France) ;
• Cloudflare : hébergement du site et de l'espace client ;
• LiveKit : acheminement des appels vocaux vers la réceptionniste ;
• Deepgram : transcription de la parole en texte ;
• OpenAI : compréhension des demandes et rédaction des réponses et des résumés ;
• ElevenLabs : voix de synthèse de la réceptionniste ;
• Brevo : envoi des e-mails (confirmation, notifications) ;
• Paystack : paiement par carte bancaire ;
• l'opérateur téléphonique qui fournit les numéros +225.

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée.

6. Transferts hors de Côte d'Ivoire

Plusieurs de ces prestataires sont situés hors de Côte d'Ivoire (Union européenne, États-Unis, Nigeria). Ces transferts sont nécessaires au fonctionnement du service ; ils sont encadrés par des engagements contractuels de protection des données et réalisés dans le respect des formalités prévues par la loi ivoirienne auprès de l'ARTCI.

7. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée, l'accès aux données est limité par entreprise et par compte, et les clés techniques ne sont jamais exposées dans le navigateur. Aucun système n'étant infaillible, nous vous informerons sans délai en cas d'incident touchant vos données.

8. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et d'effacement sur vos données, ainsi que du droit de les récupérer (export depuis Paramètres de l'espace client). Pour l'exercer, écrivez-nous à l'adresse indiquée dans les mentions ci-dessous ; nous répondons dans un délai d'un mois.

Si vous avez appelé une entreprise cliente d'Aivo, adressez votre demande à cette entreprise, qui est responsable de vos données ; nous l'aiderons à y répondre. Vous pouvez aussi nous écrire, et nous transmettrons.

Vous pouvez enfin saisir l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI), autorité de protection des données personnelles.

9. Cookies

Le site et l'espace client n'utilisent pas de cookies publicitaires. L'espace client enregistre dans votre navigateur ce qui est nécessaire à son fonctionnement (session de connexion, préférences, données en cours d'envoi). Une vérification anti-robots (Cloudflare Turnstile) peut être utilisée sur les formulaires de connexion et d'inscription.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique ; la date de dernière mise à jour figure en bas de page. En cas de changement important, nous vous préviendrons par e-mail.