Réceptionniste IA pour agence immobilière : le guide pratique
Appels sur les annonces, qualification, visites, propriétaires : comment configurer une réceptionniste IA pour une agence immobilière à Abidjan.
Kevin Djedje, Fondateur d'Aivo
· 4 min de lecture
Une annonce publiée, et le téléphone ne s’arrête plus. Pendant ce temps, vos conseillers sont en visite, au volant, ou déjà au téléphone. Les appels sans réponse sont des locataires et des acheteurs qui appellent l’agence suivante.
Une réceptionniste IA répond sur vos annonces, pose les bonnes questions et vous transmet des contacts déjà qualifiés. Voici comment la configurer.
- Le clientUn appel sur une annonce« Le trois pièces de la Riviera est libre ? »
- Réceptionniste IAElle confirme la disponibilitéD'après votre liste de biens à jour.
- Réceptionniste IAElle pose les cinq questionsLocation ou achat, quartier, budget, pièces, date.
- Réceptionniste IAVisite ou transmissionElle propose un créneau ou transmet la demande.
- Votre équipeLe conseiller rappelleEn priorité, avec un dossier déjà rempli.
Les appels qui reviennent
- « Le trois pièces de la Riviera est toujours disponible ? »
- « C’est combien, le loyer ? »
- « Il faut combien de mois de caution ? »
- « Je peux le visiter cette semaine ? »
- « Vous avez quelque chose à Cocody pour moins de 300 000 FCFA ? »
- « J’ai une maison à mettre en location. »
La liste des biens : à jour, sinon rien
C’est la règle d’or. La réceptionniste répond à partir de la liste de biens que vous lui donnez. Un bien loué mais encore indiqué comme disponible, c’est un appel qui finit mal.
Pour chaque bien, donnez :
- une référence simple, la même que sur l’annonce (« Riviera 3 pièces, réf. R-12 ») ;
- le quartier et un repère ;
- le type : nombre de pièces, appartement ou villa, meublé ou non ;
- le loyer ou le prix, et les conditions d’entrée que vous appliquez (caution, avance, frais d’agence) ;
- la disponibilité : libre maintenant, ou à partir de quelle date.
Désignez une personne qui retire les biens loués ou vendus le jour même. C’est la seule discipline vraiment nécessaire.
Qualifier : les cinq questions à poser
L’intérêt d’une réceptionniste IA dans une agence, c’est de ne plus rappeler « à l’aveugle ». Donnez-lui les questions à poser à chaque appelant intéressé :
- Location ou achat ?
- Quel quartier ?
- Quel budget ?
- Combien de pièces ?
- Pour quand ?
Avec ces réponses, vous savez qui rappeler en premier. Écoutez un exemple dans l’appel de démonstration de l’agence : la réceptionniste confirme la disponibilité, demande la date d’emménagement et transmet la demande de visite.
Les visites
Deux façons de faire, selon votre organisation :
- La réceptionniste propose des créneaux que vous lui avez indiqués (par exemple le samedi matin), et confirme la visite.
- Elle transmet la demande au conseiller concerné, qui rappelle pour fixer l’heure.
Dans les deux cas, elle note le nom, le numéro et le bien concerné.
Quand le bien n’est plus disponible
C’est fréquent, et c’est une occasion. Prévoyez la réponse :
« Ce bien vient d’être loué. Je peux noter ce que vous cherchez : un conseiller vous rappelle avec des biens similaires. »
L’appel devient un contact, au lieu d’un « non » sec.
Ce qu’elle transmet à l’équipe
- Les propriétaires qui veulent confier un bien à la location ou à la vente : c’est votre futur stock, rappelez-les vite.
- Les négociations de prix ou de conditions.
- Les locataires en place : réparations, préavis, litiges.
- Les demandes urgentes d’un client déjà suivi par un conseiller.
La liste à cocher de l’agence
Pour aller plus loin : quand transférer un appel à un humain et standard, secrétariat ou réceptionniste IA : que choisir ?.