Réceptionniste IA pour boutique et commerce : le guide pratique
Livraison, disponibilité, prix, paiement, commandes : comment configurer une réceptionniste IA pour une boutique ou un commerce à Abidjan.
Kevin Djedje, Fondateur d'Aivo
· 3 min de lecture
Dans une boutique, le téléphone sonne pendant que vous servez un client au comptoir. Vous décrochez et le client présent attend, ou vous laissez sonner et celui qui appelle achète ailleurs.
Une réceptionniste IA répond aux questions qui reviennent toujours, prend les commandes et vous les transmet. Voici comment la configurer pour votre commerce.
- Le clientUn client demande un articlePrix, taille, livraison à Yopougon ?
- Réceptionniste IAElle répond selon vos règlesPrix des produits phares, zones et frais de livraison.
- Réceptionniste IAElle note la commandeArticle, nom, numéro, adresse, paiement.
- Votre équipeL'équipe confirme et livreElle n'encaisse rien : le paiement se fait avec vous.
Les appels qui reviennent
- « Vous livrez à Yopougon ? »
- « La robe de la vitrine existe en taille M ? »
- « C’est combien, la livraison ? »
- « Je peux payer à la livraison ? »
- « Vous êtes ouverts jusqu’à quelle heure ? »
- « Vous êtes où exactement ? »
La livraison : des règles claires
C’est souvent la première question. Rédigez vos règles comme un petit tableau. Exemple (boutique fictive, à adapter) :
| Zone | Délai | Frais |
|---|---|---|
| Plateau, Cocody, Marcory | sous 24 h | 1 000 FCFA |
| Yopougon, Abobo, Koumassi | sous 24 h | 1 500 FCFA |
| Grand-Bassam, Bingerville | 48 h | 3 000 FCFA |
Ajoutez :
- le minimum de commande pour la livraison, s’il existe ;
- le paiement : à la livraison, en mobile money, en espèces ;
- ce qui se passe si le client est absent.
La disponibilité : ce qu’elle sait, ce qu’elle transmet
La réceptionniste ne voit pas votre stock en temps réel : elle répond à partir de ce que vous lui indiquez. La méthode la plus simple :
- donnez-lui vos produits phares et leurs prix ;
- signalez ce qui est en rupture quand c’est le cas ;
- pour une question précise (taille, couleur, modèle de la vitrine), elle prend la demande et la transmet à un vendeur, qui rappelle.
« Je vérifie la taille avec l’équipe. Un vendeur vous rappelle dans l’heure pour confirmer. »
C’est ce que fait la réceptionniste dans l’appel de démonstration de la boutique.
Les commandes par téléphone
Pour qu’une commande soit traitable, la réceptionniste doit noter :
- l’article : nom, référence si possible, taille, couleur, quantité ;
- le nom et le numéro du client ;
- l’adresse de livraison avec un repère ;
- le moyen de paiement prévu.
Elle transmet le tout à votre équipe, qui confirme avec le client. Elle n’encaisse aucun paiement.
Les retours et échanges
Les clients le demandent souvent avant d’acheter. Donnez votre règle en une phrase :
« Les échanges sont possibles sous sept jours, avec le ticket, si l’article n’a pas été porté. »
Si vous n’acceptez pas les retours, dites-le aussi clairement.
Ce qu’elle transmet à l’équipe
- Les problèmes de commande ou de livraison : colis en retard, erreur d’article.
- Les grosses commandes et les demandes de professionnels.
- Les réclamations.
- Les fournisseurs.
La liste à cocher de la boutique
Pour aller plus loin : bien rédiger les réponses de votre réceptionniste IA et installer une réceptionniste IA en 5 étapes.