Réceptionniste IA pour salon de coiffure et de beauté : le guide pratique
Rendez-vous, tarifs, retards, annulations : comment configurer une réceptionniste IA pour un salon de coiffure ou de beauté à Abidjan, pas à pas.
Kevin Djedje, Fondateur d'Aivo
· 5 min de lecture
Dans un salon, le téléphone sonne toujours au mauvais moment : les mains dans une coiffure, en pleine pose d’ongles, ou le soir quand tout le monde est rentré. Une réceptionniste IA prend ces appels à votre place. Encore faut-il la configurer avec les vraies règles de votre salon.
Ce guide vous montre quoi lui donner, et comment, pour qu’elle réponde comme le ferait votre meilleure hôtesse. Les exemples sont pensés pour les salons d’Abidjan : tresses, nattes collées, mèches à apporter ou non.
- Le clientUne cliente appelleDes tresses pour samedi ?
- Réceptionniste IAPrix et durée« À partir de 10 000 FCFA, comptez trois heures. »
- Réceptionniste IAUn créneau libreElle propose une heure qui tient avant la fermeture.
- Réceptionniste IALe rendez-vous est prisNom et numéro confirmés.
- VousVous le voyez le matinDans votre tableau de bord.
Les appels qui reviennent dans un salon
Avant tout, listez ce qu’on vous demande. Dans la plupart des salons, on retrouve les mêmes questions :
- « C’est combien, les tresses ? »
- « Vous avez un créneau samedi matin ? »
- « Ça dure combien de temps ? »
- « Il faut apporter les mèches ? »
- « Vous êtes ouverts le dimanche ? »
- « Je dois décaler mon rendez-vous de demain. »
Ce sont exactement les appels qu’une réceptionniste IA sait prendre. Gardez cette liste : elle servira de base à la configuration.
Vos prestations : nom, durée, prix
C’est l’information la plus importante, parce qu’elle sert à la fois à répondre sur les prix et à réserver le bon créneau. Pour chaque prestation, donnez :
- le nom que vos clientes utilisent (« nattes collées », « tissage », « pose de gel ») ;
- la durée, pour que la réceptionniste réserve un créneau assez long ;
- le prix, ou une fourchette si cela dépend de la longueur ou du modèle.
Un exemple de présentation (salon fictif, prix à remplacer par les vôtres) :
| Prestation | Durée | Prix |
|---|---|---|
| Tresses simples, mi-longues | 3 h | à partir de 10 000 FCFA |
| Nattes collées | 1 h 30 | à partir de 5 000 FCFA |
| Pose d’ongles en gel | 1 h 30 | 12 000 FCFA |
| Brushing | 45 min | 4 000 FCFA |
Si un prix ne peut être donné qu’en voyant la cliente, dites-le. La réceptionniste répondra « à partir de… » et proposera de passer au salon ou de prendre rendez-vous.
Les règles de rendez-vous de votre salon
Chaque salon a ses habitudes. Écrivez-les noir sur blanc, car la réceptionniste les appliquera à la lettre :
- Les créneaux ouverts : à quelle heure commence le premier rendez-vous, à quelle heure se termine le dernier. Une coiffure de trois heures ne se réserve pas à 17 h si vous fermez à 19 h.
- Les mèches et produits : fournis par le salon ou apportés par la cliente ? Avec quel supplément ?
- Le retard : combien de minutes vous acceptez avant de décaler ou d’annuler.
- L’acompte, si vous en demandez un : son montant et comment le payer. La réceptionniste l’explique ; elle n’encaisse rien.
- La coiffeuse, si certaines prestations ne sont faites que par une personne : indiquez-le, pour que la demande soit traitée en conséquence ou transmise.
Le soir et le dimanche : là où vous gagnez des clientes
C’est souvent après la fermeture qu’une cliente pense à réserver pour le week-end. Sans réponse, elle appelle le salon suivant.
Avec une réceptionniste IA, l’appel de 21 h est pris comme celui de 10 h : la cliente obtient son créneau, et vous le retrouvez le lendemain matin dans votre tableau de bord. Vous pouvez l’entendre dans l’appel de démonstration du salon.
Les phrases qui font la différence
Donnez à votre réceptionniste quelques formules adaptées au salon. Par exemple :
« Pour des tresses, je vous réserve trois heures. Il me reste samedi à 9 h 30, ça vous convient ? »
« Les mèches ne sont pas fournies. Pensez à les apporter le jour du rendez-vous. »
« Je note votre demande pour le mariage. La responsable vous rappelle demain pour en parler. »
Pour écrire les vôtres, voyez notre guide bien rédiger les réponses de votre réceptionniste IA.
Ce qu’elle transmet à l’équipe
Certaines demandes méritent une personne. Dans un salon, ce sont surtout :
- les mariages et événements : plusieurs personnes, un devis, souvent un essai ;
- les réclamations sur une prestation ;
- la cliente qui veut parler à sa coiffeuse en particulier.
Pour chacune, décidez qui rappelle et quand. Le guide quand transférer un appel à un humain vous aide à fixer ces règles.
La liste à cocher du salon
Avec ces éléments prêts, la configuration va vite. Chez Aivo, elle est incluse dans toutes les offres, dès 50 000 FCFA par mois.
Pour aller plus loin : installer une réceptionniste IA en 5 étapes.