Réceptionniste IA pour restaurant et maquis : le guide pratique
Réservations de table, plat du jour, commandes à emporter, groupes : configurer une réceptionniste IA pour un restaurant ou un maquis à Abidjan.
Kevin Djedje, Fondateur d'Aivo
· 4 min de lecture
Dans un restaurant, le téléphone sonne surtout au pire moment : en plein service, quand la salle est pleine et que personne n’a les mains libres. Chaque appel non décroché, c’est peut-être une table de six qui part chez le voisin.
Une réceptionniste IA prend ces appels pendant le rush, et aussi avant l’ouverture et après la fermeture. Voici comment la configurer pour votre établissement.
- Le clientUn client appelle à 20 h« Une table pour six ce soir ? »
- Réceptionniste IAElle applique vos règlesPlaces, taille maximale, services ouverts.
- Réceptionniste IAElle propose une heureOu une autre si vous êtes complets.
- Réceptionniste IAElle note toutNom, numéro, nombre, demande particulière.
- Votre équipeL'équipe retrouve la réservationPersonne n'a quitté une table.
Les appels qui reviennent
- « Une table pour six ce soir, c’est possible ? »
- « C’est quoi, le plat du jour ? »
- « Vous faites des plats à emporter ? »
- « Vous livrez ? »
- « Vous fermez à quelle heure ? »
- « Je voudrais réserver pour un anniversaire. »
Les réservations : vos règles, pas les siennes
La réceptionniste réserve en suivant vos règles. Plus elles sont précises, moins vous aurez de surprises :
- Les services ouverts à la réservation : midi, soir, les deux ? À partir de quelle heure, jusqu’à quelle heure ?
- La taille maximale d’une réservation simple. Au-delà (par exemple dix personnes), la demande est transmise à l’équipe.
- Les places : salle, terrasse, salon privé, et combien de couverts pour chacune.
- Le délai de garde : combien de temps vous gardez une table réservée en cas de retard.
- Ce qu’il faut noter : nom, numéro, nombre de personnes, heure, demande particulière (chaise pour enfant, anniversaire).
Écoutez une réservation complète dans l’appel de démonstration du restaurant.
Le menu et le plat du jour
Le menu fixe se configure une fois. Le plat du jour, lui, change : prévoyez qui le met à jour, et quand. L’habitude la plus simple : le mettre à jour chaque matin, avant le premier appel.
Pour le menu, inutile de tout lister au téléphone. Donnez à la réceptionniste les grandes catégories et vos spécialités ; elle détaillera si le client le demande.
« Ce midi, nous avons du poulet braisé avec attiéké, et un kedjenou de poulet. Je vous réserve une table ? »
Emporter et livraison
Si vous proposez des plats à emporter ou la livraison, précisez :
- les quartiers livrés, les frais et le délai ;
- le minimum de commande, s’il y en a un ;
- les moyens de paiement acceptés à la livraison ou au comptoir.
La réceptionniste note la commande et la transmet à votre équipe, qui la confirme. Elle ne promet pas d’heure de livraison que vous ne lui avez pas indiquée.
Pendant le rush
C’est là que la réceptionniste vous fait gagner le plus : personne ne quitte une table pour répondre. Réglez simplement ce qu’elle doit faire quand le restaurant est complet :
« Ce soir, nous sommes complets à 20 h. Je peux vous proposer 21 h 30, ou demain à la même heure. »
Et si vous préférez ne plus prendre de réservation à partir d’une certaine heure, dites-le aussi : elle l’annoncera poliment.
Ce qu’elle transmet à l’équipe
- Les groupes au-delà de votre taille maximale.
- Les privatisations et les événements (anniversaire avec gâteau, repas d’entreprise).
- Les réclamations sur une commande ou un repas.
- Les fournisseurs qui appellent pour une livraison.
La liste à cocher du restaurant
Pour aller plus loin : bien rédiger les réponses de votre réceptionniste IA et installer une réceptionniste IA en 5 étapes.